1．基本方針
- カウンセリングオフィス彩（以下「当オフィス」という。）は，個人情報保護法その他の関係法令・ガイドラインを遵守し，心理支援で取り扱う情報の機微性を踏まえ，個人情報を適正に取得，利用，保存および廃棄します。
2．取得する情報
- 本人・保護者等から提供される情報：氏名，ふりがな，生年月日・年齢，連絡先，住所または現在地，緊急連絡先，家族・生活・学業・就労状況，相談内容，心理・健康状態，病歴，障害，服薬，通院・主治医，心理検査・ROM回答，支払・領収書情報，説明同意および連絡履歴。
- 標準的な支援過程で作成する情報：面接の音声・映像，スクリーン表示，自動文字起こし，AIへの入力・出力，AI処理ログ，担当者が確認・修正した記録案およびカウンセラー補・研修中の者の参加記録。
- 同意を得て関係者から取得する情報：保護者，主治医，学校，職場その他関係機関から提供される支援上必要な情報。
- ウェブサイト等から自動取得される情報：IPアドレス，Cookie等の識別子，閲覧URL・日時，参照元，端末，OS，ブラウザ，おおよその地域および操作情報。
- 相談内容，病歴，障害，心理検査その他の情報には要配慮個人情報が含まれます。当オフィスは，法令上の例外を除き，申込時および初回説明時の明示的同意に基づき必要な範囲で取得します。
3．利用目的
- 申込みの確認，受理可否判断，本人確認，予約，連絡，カウンセリング，心理検査，ROM，心理所見，安全管理および関係機関との連携。
- 料金請求，入金確認，領収書，返金，会計・税務，契約管理および紛争対応。
- 録音・録画，自動文字起こし，AIによる記録案作成・要約・情報整理，相談記録，同意記録，支援の振り返り，スーパービジョン，研修，品質・安全の改善，苦情対応，不正防止および法令遵守。
- 標準的な支援体制に含まれる内部スーパービジョンおよび研修。研究，外部教育，事例公表，学会発表，出版または広告への利用は別途の任意同意と必要な倫理審査に基づきます。
- 第8項の条件を満たすAI・自動処理サービスによる標準的な臨床補助。
- ウェブサイトの安全な運営，利用状況分析および改善。
4．利用目的の変更
- 利用目的を変更する場合は，変更前の目的と合理的な関連性がある範囲に限り，変更内容を公表します。新しいAIサービス，処理目的，研究・外部公表その他利用者の権利利益に重要な影響がある変更は，事前に説明し，必要に応じて同意を改めて確認します
5．第三者提供と守秘の例外
- 本人同意がある場合を除き，個人データを第三者へ提供しません。ただし，法令に基づく場合，生命・身体・財産の保護，児童の健全育成，公衆衛生または公的機関への協力のため本人同意の取得が困難である場合その他法令上認められる場合は，必要最小限の提供を行うことがあります。
- 主治医，保護者，学校その他関係機関との連携は，原則として共有先，目的および範囲を説明し，同意を得て行います。緊急の場合はこの限りではありません。
6．取扱いの委託・外部サービス
- 当オフィスは，目的達成に必要な範囲で，ウェブサイト・メールの運用，オンライン面接（Zoom），記録保管（Googleドライブ），録音・録画，自動文字起こし，AI補助処理，銀行，会計・税務，アクセス解析その他の業務を外部事業者へ委託し，または外部サービスを利用します。標準情報処理説明票に，識別可能な相談情報を処理するサービス名・事業者等を掲載します。
- 委託・利用に際して，必要性，契約条件，安全管理，アクセス権限，再委託，事故通知，保存・削除および国外処理を確認し，必要かつ適切な監督を行います。
7．国外での取扱い
- 外部サービスの提供者，関連会社，サーバーまたは再委託先が国外に所在し，情報が国外で処理・保存される場合があります。当オフィスは，法令に従い，所在国・地域の制度，事業者の保護措置および契約を確認し，必要な情報提供，同意または継続的な安全確保措置を行います。
- 個人を識別できる相談内容を国外で処理する場合は，第8項に基づき，処理国・地域，事業者の保護措置その他必要事項を申込み前に標準情報処理説明票で説明します。
8．AI・自動文字起こし等
- AIだけで診断，心理査定，危機評価または支援方針を決定しません。最終判断は担当カウンセラーが行います。
- 当オフィスは，録音・録画，自動文字起こし，記録案作成，要約，情報整理，スーパービジョン準備その他の臨床補助を標準運用として行います。実施前に，目的，対象データ，サービス名・契約種別，提供事業者，国外処理，学習利用，保存期間，削除方法，主な利益・リスクおよび人による確認を標準情報処理説明票で示し，申込時および初回説明時に明示的同意を得ます。必要事項が未確定または確認できないサービスでは識別可能な情報を処理しません。
- 入力は目的に必要な最小範囲とし，可能な限り匿名化・仮名化します。モデル学習に利用されない契約・設定を原則とし，AI出力は原資料と照合して誤り，作話，省略および偏りを担当者が確認・修正します。
- 同意しない場合または将来に向けて撤回する場合は，調整可能性を協議します。ただし，標準的な記録・監督体制を確保できないときは，申込みを受理せず，または支援方法の変更・終了をお願いすることがあります。
- AI・文字起こしの未確定中間データは原則として作成日から6か月以内に削除します。確認・修正して正式な相談記録に組み入れた情報は，通常記録として保存します。
9．安全管理措置
- 責任者と取扱規程の整備，従事者教育，守秘義務，最小権限，多要素認証，暗号化，共有制限，端末・パスワード管理，ログ確認，バックアップ，委託先評価，持出し制限，事故対応および定期点検を行います。
- カウンセラー補または研修中の者は，事前に守秘義務と情報管理の教育を受け，監督者の指示のもとで，担当・陪席・研修に必要な最小範囲の情報にのみアクセスします。参加者の役割等は面接前に説明します。
- 事務担当者は，氏名，連絡先，予約・実施日時および会計情報に限りアクセスし，臨床記録本文，録音・録画およびAI処理用データにはアクセスしません。
10．保存期間と廃棄
- 通常の相談記録，同意書，申込・連絡履歴は，原則として最終相談日または最終対応日から5年間保存します。標準運用として作成する録音・録画と未確定の文字起こし・AI中間データは，原則として収録日または作成日から6か月以内に削除します。
- 法令上の義務，未収金，紛争，事故調査その他特段の必要がある場合は，必要な範囲で期間を延長し，理由と見直し時期を記録します。期間満了後は復元困難な方法で廃棄・削除します。
- 外部サービス側に一時保存されるデータは，標準情報処理説明票で示す期間内に削除します。期間，削除方法または学習利用の条件を確認できないサービスでは，識別可能な情報を処理しません。
11．Cookie・Google Analytics・外部送信
- 当サイトはCookieを使用し，Google Analytics 4（測定ID：G-P84PMVZ8WY）により利用状況を分析しています。Google LLCに送信され得る情報は，Cookie等の識別子，IPアドレス，閲覧URL・日時，参照元，端末・OS・ブラウザ情報，おおよその地域および操作情報です。目的はサイトの利用状況把握，安全管理および改善です。
- 相談フォームに入力した本文をGoogle Analyticsへ送信することを意図していません。フォームページでは機微情報の意図しない送信を防ぐ設定を行います。
- 分析用Cookieは，利用者が同意するまで作動させない設定を原則とし，Cookieバナーから拒否・変更できるようにします。ブラウザ設定またはGoogle Analyticsオプトアウトアドオンでも無効化できます。Googleの取扱いは同社のプライバシーポリシーをご確認ください。
12．未成年者
- 未成年者の情報は，年齢，理解力，安全および法令に応じて本人への説明と保護者等の同意を行い，必要最小限に取り扱います。本人のプライバシーと保護者等への説明範囲は，支援開始時に確認します。
13．開示等の請求
- 本人または正当に権限を有する代理人は，法令の範囲で，利用目的の通知，保有個人データまたは第三者提供記録の開示，訂正・追加・削除，利用停止・消去または第三者提供停止を請求できます。本人確認と対象特定に必要な情報をお願いすることがあります。
- 第三者の権利，生命・安全，従事者の評価・所見の適正な実施，法令または業務の適正な遂行に重大な支障がある場合は，法令に従い全部または一部を開示しないことがあります。その場合は可能な範囲で理由を説明します。
- 請求手続は原則無料です。写しの郵送等に実費が生じる場合は事前に説明します。
14．漏えい等への対応
- 漏えい，滅失，毀損，不正アクセス，誤送信またはAIの不適切処理が発生し，または疑われる場合，直ちに影響を限定し，原因・範囲・リスクを調査し，訂正，削除，再発防止を行います。法令上必要な場合は個人情報保護委員会への報告と本人通知を行います。
15．改定・窓口
- 法令，指針，使用サービスまたは運用の変更に応じて本ポリシーを改定します。重要な変更は，内容と施行日を事前にウェブサイトその他適切な方法で周知し，必要に応じて個別同意を確認します。
- 事業者：田所摂寿（屋号：カウンセリングオフィス彩）
個人情報保護管理責任者：田所 摂寿
連絡先：nfo@counseling-irodori.jp
所在地・電話番号：特定商取引法に基づく表記の方法により開示します。
制定日：2026年4月1日
最終改定日・施行日：2026年9月1日